公司辦公用品管理制度(含表格)
目的
為規(guī)范辦公用品的管理,使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi),針對(duì)公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。
適用范圍
適用于公司辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。
管理權(quán)責(zé)
綜合管理部:負(fù)責(zé)審核、匯總各部門每月辦公用品的領(lǐng)用情況并根據(jù)當(dāng)月庫(kù)存情況進(jìn)行采購(gòu)申報(bào)、入庫(kù)、領(lǐng)用登記等。
各部門:負(fù)責(zé)做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報(bào)、領(lǐng)用和發(fā)放等工作。
采購(gòu)部:負(fù)責(zé)每月辦公用品的采購(gòu)及費(fèi)用報(bào)銷。
公司副總經(jīng)理:負(fù)責(zé)審批每月辦公用品的申購(gòu)與報(bào)銷。
定義:
辦公用品分類:辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。
消耗品:系指容易消耗,無法重復(fù)使用的用品,如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。
耐用品:系指能重復(fù)使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個(gè)人自購(gòu)。平時(shí)使用如有故障或損壞,應(yīng)以舊品換新品,如:U盤、訂書機(jī)、啟釘器、計(jì)算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇:服務(wù)年限1年以內(nèi)(含),如有遺失,照價(jià)賠償;服務(wù)年限1年以上,耐用品單價(jià)在500元(含)以上的,如有遺失,照價(jià)賠償。
特殊用品:系指某些部門人員為進(jìn)行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如:財(cái)務(wù)部常用的憑證等。
領(lǐng)用分類:根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì),將辦公用品分為公用品和私用品兩類,私用品由使用人個(gè)人領(lǐng)用,公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。
個(gè)人領(lǐng)用:系個(gè)人使用保管用品,如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。
部門領(lǐng)用:系本部門共同使用用品,如打印紙、打印墨盒等。
管理規(guī)定
辦公用品申購(gòu)
各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計(jì)劃,填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交綜合管理部。
綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購(gòu)申請(qǐng),并經(jīng)核查庫(kù)存狀況后填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》,于次月1日前經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后,交采購(gòu)部采購(gòu)。
各部門辦公用品領(lǐng)用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》所列明細(xì),于每月5日前向綜合管理部領(lǐng)用并發(fā)放到本部門員工手中。
各部門若需采購(gòu)臨時(shí)急需的辦公用品,由部門填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》,并在備注欄內(nèi)注明急需采購(gòu)的原因,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后,由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。
辦公用品采購(gòu)
為有效完成采購(gòu)任務(wù),原則上由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。
對(duì)專業(yè)性辦公用品的采購(gòu),由所需部門協(xié)助采購(gòu)部共同進(jìn)行采購(gòu)。
臨時(shí)急需辦公用品可經(jīng)綜合管理部和采購(gòu)部同意后由使用部門自行采購(gòu)。
對(duì)單價(jià)大于500元以上辦公用品的采購(gòu),應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià),并將最終議定價(jià)格呈報(bào)副總經(jīng)理同意后,方可實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。
辦公用品入庫(kù)
辦公用品入庫(kù)前由綜合管理部指定專人進(jìn)行驗(yàn)收,對(duì)于符合規(guī)定要求的,由綜合管理部辦公用品管理人員登記入庫(kù),并填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》;對(duì)不符合要求的,由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。
辦公用品采購(gòu)發(fā)票應(yīng)由綜合管理部經(jīng)理簽字確認(rèn)入庫(kù)后,方可報(bào)銷。
辦公用品領(lǐng)用
員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。
員工領(lǐng)用單價(jià)在人民幣500元以上的辦公用品,須填寫《固定資產(chǎn)購(gòu)買申請(qǐng)表》,說明申購(gòu)理由,經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部審核,副總經(jīng)理審批。
辦公用品使用
嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。
公司員工使用辦公用品必須堅(jiān)持科學(xué)、合理、節(jié)約、愛護(hù)的原則,節(jié)省使用易耗品,正確使用非易耗品。對(duì)于公司內(nèi)部文件資料,提倡使用二手紙。
辦公用品若被人為損壞,應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。
辦公用品報(bào)廢
非消耗性辦公用品因使用時(shí)間過長(zhǎng)需要報(bào)廢注銷時(shí),使用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請(qǐng),經(jīng)部門主管審核,并副總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后,到綜合管理部辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。
辦公用品回收
員工離職時(shí),應(yīng)依《財(cái)產(chǎn)個(gè)人保管卡》所領(lǐng)耐用品一并退回綜合管理部,并辦理好移交手續(xù)。
回收再利用的辦公用品列入庫(kù)存。
辦公用品倉(cāng)庫(kù)管理
綜合管理部建立辦公用品購(gòu)置和領(lǐng)用登記臺(tái)帳,并做好購(gòu)置和領(lǐng)用臺(tái)帳的登記工作。
綜合管理部應(yīng)每月結(jié)算各部門月需求量及金額,對(duì)異常情況提出書面分析反饋。
其它辦公用品每季度盤點(diǎn)一次,每次盤點(diǎn)結(jié)果記錄在《辦公用品季報(bào)表》,并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。
相關(guān)表單:
《辦公用品需求計(jì)劃表》 (編號(hào): )
《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》 (編號(hào): )
《辦公用品庫(kù)存登記表》 (編號(hào): )
《辦公用品領(lǐng)用登記表》 (編號(hào): )
《辦公用品處置、報(bào)廢單》 (編號(hào): )
10.附則
10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),自xxxx年xx月xx日實(shí)施。
10.2本制度的最終解釋權(quán)歸綜合管理部,修訂時(shí)亦同。
附表一:
年 月辦公用品采購(gòu)需求計(jì)劃表
單位: 編號(hào):
需求人員 | 名稱 | 型號(hào) | 單位 | 數(shù)量 | 預(yù)計(jì)金額 | 備注 |
說明:每月25日前,各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求,報(bào)綜合管理部。
審批人: 部門負(fù)責(zé)人: 申購(gòu)人:
附表二:
辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單
編號(hào): 填表日期: 年 月 日
品 名 | 規(guī)格 | 數(shù)量 | 單位 | 金額 | 使用人 | 備注 |
綜合管理部意見 | ||||||
副總經(jīng)理意見 |
注:本表由綜合管理部填寫
申請(qǐng)人:
附表三: 庫(kù)存登記表
日 期 | 來 源 | 入庫(kù)日期 | 數(shù)量 | 單價(jià) | 出庫(kù)情況 | 結(jié)余 | 驗(yàn)證人 | |
部門 | 數(shù)量 | |||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 |
附表四:
辦公用品領(lǐng)用登記表
部門:
領(lǐng)用日期 | 名 稱 | 數(shù) 量 | 領(lǐng)用人 | 備注 |
附表五:
辦公用品處置、報(bào)廢單
申請(qǐng)部門 | 申請(qǐng)部門 | 申請(qǐng)日期 | ||
辦公用品名稱 | 規(guī)格型號(hào) | |||
申請(qǐng)?jiān)蛘f明 | ||||
辦公用品使用人 | 部門主管意見 | |||
綜合管理部 | 辦公用品名稱 | 辦公用品編號(hào) | ||
規(guī)格型號(hào) | 耐用年限 | |||
購(gòu)入價(jià)格 | 購(gòu)入日期 | |||
廢損原因 | ||||
綜合管理部經(jīng)理意見 | ||||
財(cái)務(wù)部 | 帳面價(jià)值 | 凈值 | ||
估計(jì)廢品價(jià)值 | 實(shí)際損失 | |||
財(cái)務(wù)部意見 | ||||
審 批 | ||||
分管領(lǐng)導(dǎo) | ||||
副總經(jīng)理 |
附表六:
年 月 辦公用品月報(bào)表
品名 | 規(guī)格 | 單位 | 上季結(jié)存 | 本季進(jìn)庫(kù) | 本季發(fā)出 | 本季結(jié)存 | 備注 | ||||
數(shù)量 | 金額 | 數(shù)量 | 金額 | 數(shù)量 | 金額 | 數(shù)量 |
| ||||
公 司:南京辦公用品采購(gòu)網(wǎng)
聯(lián)系人:楊經(jīng)理
電話:17502537315
手機(jī):17502537315
E-mail:37666006@qq.com
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