2020年公司辦公用品管理制度含表格.doc下載

公司辦公用品管理制度(含表格)  

目的

為規(guī)范辦公用品的管理，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi)，針對(duì)公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。

適用范圍

適用于公司辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。

管理權(quán)責(zé)

綜合管理部：負(fù)責(zé)審核、匯總各部門每月辦公用品的領(lǐng)用情況并根據(jù)當(dāng)月庫(kù)存情況進(jìn)行采購(gòu)申報(bào)、入庫(kù)、領(lǐng)用登記等。

各部門:負(fù)責(zé)做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報(bào)、領(lǐng)用和發(fā)放等工作。

采購(gòu)部：負(fù)責(zé)每月辦公用品的采購(gòu)及費(fèi)用報(bào)銷。

 公司副總經(jīng)理：負(fù)責(zé)審批每月辦公用品的申購(gòu)與報(bào)銷。

定義:

辦公用品分類：辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。

消耗品：系指容易消耗，無法重復(fù)使用的用品，如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。

耐用品：系指能重復(fù)使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個(gè)人自購(gòu)。平時(shí)使用如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如：U盤、訂書機(jī)、啟釘器、計(jì)算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇：服務(wù)年限1年以內(nèi)（含），如有遺失，照價(jià)賠償；服務(wù)年限1年以上，耐用品單價(jià)在500元（含）以上的，如有遺失，照價(jià)賠償。

特殊用品：系指某些部門人員為進(jìn)行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如：財(cái)務(wù)部常用的憑證等。

領(lǐng)用分類：根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì)，將辦公用品分為公用品和私用品兩類，私用品由使用人個(gè)人領(lǐng)用，公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。

個(gè)人領(lǐng)用：系個(gè)人使用保管用品，如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。

部門領(lǐng)用：系本部門共同使用用品，如打印紙、打印墨盒等。

管理規(guī)定

辦公用品申購(gòu)

各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計(jì)劃，填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交綜合管理部。

綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購(gòu)申請(qǐng)，并經(jīng)核查庫(kù)存狀況后填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，于次月1日前經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，交采購(gòu)部采購(gòu)。

各部門辦公用品領(lǐng)用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》所列明細(xì)，于每月5日前向綜合管理部領(lǐng)用并發(fā)放到本部門員工手中。

各部門若需采購(gòu)臨時(shí)急需的辦公用品，由部門填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購(gòu)的原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。

辦公用品采購(gòu)

為有效完成采購(gòu)任務(wù)，原則上由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。

 對(duì)專業(yè)性辦公用品的采購(gòu)，由所需部門協(xié)助采購(gòu)部共同進(jìn)行采購(gòu)。

 臨時(shí)急需辦公用品可經(jīng)綜合管理部和采購(gòu)部同意后由使用部門自行采購(gòu)。

對(duì)單價(jià)大于500元以上辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將最終議定價(jià)格呈報(bào)副總經(jīng)理同意后，方可實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。

辦公用品入庫(kù)

辦公用品入庫(kù)前由綜合管理部指定專人進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合規(guī)定要求的，由綜合管理部辦公用品管理人員登記入庫(kù)，并填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》；對(duì)不符合要求的，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

辦公用品采購(gòu)發(fā)票應(yīng)由綜合管理部經(jīng)理簽字確認(rèn)入庫(kù)后，方可報(bào)銷。

辦公用品領(lǐng)用

員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。

員工領(lǐng)用單價(jià)在人民幣500元以上的辦公用品，須填寫《固定資產(chǎn)購(gòu)買申請(qǐng)表》，說明申購(gòu)理由，經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部審核，副總經(jīng)理審批。

 辦公用品使用

嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。

公司員工使用辦公用品必須堅(jiān)持科學(xué)、合理、節(jié)約、愛護(hù)的原則，節(jié)省使用易耗品，正確使用非易耗品。對(duì)于公司內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。

辦公用品若被人為損壞，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。

辦公用品報(bào)廢

非消耗性辦公用品因使用時(shí)間過長(zhǎng)需要報(bào)廢注銷時(shí)，使用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)部門主管審核，并副總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，到綜合管理部辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。

辦公用品回收

員工離職時(shí)，應(yīng)依《財(cái)產(chǎn)個(gè)人保管卡》所領(lǐng)耐用品一并退回綜合管理部，并辦理好移交手續(xù)。

回收再利用的辦公用品列入庫(kù)存。

辦公用品倉(cāng)庫(kù)管理

8.1綜合管理部建立辦公用品購(gòu)置和領(lǐng)用登記臺(tái)帳，并做好購(gòu)置和領(lǐng)用臺(tái)帳的登記工作。

 綜合管理部應(yīng)每月結(jié)算各部門月需求量及金額，對(duì)異常情況提出書面分析反饋。

其它辦公用品每季度盤點(diǎn)一次，每次盤點(diǎn)結(jié)果記錄在《辦公用品季報(bào)表》，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。

相關(guān)表單:

《辦公用品需求計(jì)劃表》                 （編號(hào)：   ）

《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》                 （編號(hào)：   ）

《辦公用品庫(kù)存登記表》                 （編號(hào)：   ）

《辦公用品領(lǐng)用登記表》                 （編號(hào)：   ）

《辦公用品處置、報(bào)廢單》               （編號(hào)：   ）

10．附則

10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),自xxxx年xx月xx日實(shí)施。

10.2本制度的最終解釋權(quán)歸綜合管理部,修訂時(shí)亦同。

附表一：

        年   月辦公用品采購(gòu)需求計(jì)劃表

單位：                                                          編號(hào)：

說明：每月25日前，各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求，報(bào)綜合管理部。

審批人：                       部門負(fù)責(zé)人：                          申購(gòu)人：

附表二：

辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單

編號(hào):                                       填表日期:    年  月  日

注：本表由綜合管理部填寫

申請(qǐng)人:                

附表三：                      庫(kù)存登記表

附表四：

辦公用品領(lǐng)用登記表

部門：

附表五：

辦公用品處置、報(bào)廢單

附表六：

年  月  辦公用品月報(bào)表