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辦公用品管理辦法(草案)


第一章 總則


    為了加強學(xué)校日常辦公用品管理,控制辦公費用開支,規(guī)范辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序,提高利用效率,厲行節(jié)約,避免浪費,特制定本制度。本辦法適用于未達(dá)到政府集中采購限額標(biāo)準(zhǔn)的辦公及日常消耗品、教學(xué)用品、設(shè)備耗材等。    


第二章 辦公用品管理責(zé)任部門


辦公用品分為教學(xué)用具、后勤物業(yè)、學(xué)生活動用品、辦公耗材四大類。  


教學(xué)用具主要指教師使學(xué)生能直觀、形象地理解教學(xué)內(nèi)容所使用的各類器具。主要有:一般教學(xué)用具,如黑板、板擦、白板、粉筆、量具、模型實物、圖畫圖表等;專業(yè)教學(xué)用具,各專業(yè)所需教學(xué)儀器及相關(guān)器材。教學(xué)用具統(tǒng)一由教務(wù)科進(jìn)行采購、管理。  


后勤物業(yè)類物品主要指為改善學(xué)校環(huán)境所需的物品耗材,主要包括水、電、暖、通、消防、衛(wèi)生器具、校園綠化等所需的耗材設(shè)備。后勤物業(yè)類物品統(tǒng)一由行政科采購、管理。  


辦公耗材是指日常辦公時使用的消耗性產(chǎn)品,主要有圓珠筆(芯)、鉛筆、中性筆(芯)、橡皮、膠水、回形針、大頭針、裝訂針、稿紙、信紙、便簽、白板筆、固體膠、膠帶、涂改液、檔案袋、圖釘、印臺(油)、文件夾、檔案盒、訂書 機、計算器、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓、墨盒、筆記本、信封、筆筒、刀具、宣傳單、表格、文件頭、財務(wù)賬本、憑證、桶裝水、熱水壺、多功能插板等。辦公耗材統(tǒng)一由辦公室采購、管理。  


學(xué)生活動用品主要指學(xué)校舉辦各種活動、勞動所需要的相關(guān)物品,主要有:學(xué)生勞動工具,如掃把、拖把、水桶、垃圾簍等;活動用具,如場地布置材料、橫幅、飾品、獎勵、宣傳單等。學(xué)生活動用品統(tǒng)一由學(xué)生科采購、管理。 


第三章 辦公用品的申購和采購


 相關(guān)科室具體負(fù)責(zé)本科室用品申購、采購工作。各科室需指定專人負(fù)責(zé)辦公用品采購、保管工作,具體申購、采購程序如下:


    1、申購  


(1)首次申購辦公用品個人,向所在科室辦公用品負(fù)責(zé)人申請登記,領(lǐng)取并填寫《辦公用品申購計劃單》,見附件1,由各科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。


 (2)對于二次申購辦公用品的個人,需將以損害或報


廢的辦公用品歸還至負(fù)責(zé)人處,并做好《辦公用品報廢申請單》后方可進(jìn)行申購。


2、采購  


(1)辦公用品負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本科室辦公用品的統(tǒng)一采購工作,采購需到指定采購機構(gòu)進(jìn)行采購。  


(2)采購應(yīng)遵循公開透明、擇優(yōu)采購的原則,辦公用品負(fù)責(zé)人采購辦公用品時需由領(lǐng)導(dǎo)另指派監(jiān)督人員一名以上,做好采購督查工作。  


(3)涉及采購用品為特殊物品或?qū)I(yè)物品,可由科室負(fù)責(zé)人指派專業(yè)人員協(xié)助采購。  


(4)采購人需將采購發(fā)票保管好,并建立好賬本制度。應(yīng)當(dāng)將編制出的購買物品價格表交于財務(wù)科保管,財務(wù)科在接收相應(yīng)付款單據(jù)時應(yīng)當(dāng)再次核對物品單價和總金額,確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款報銷。  


 第四章   辦公用品的管理和發(fā)放


各科室應(yīng)設(shè)辦公用品保管員一名(可兼),保管員嚴(yán)格把好管理和領(lǐng)用關(guān),負(fù)責(zé)辦公用品的使用監(jiān)督、簽收、保管、發(fā)放工作。  


1、管理  


(1)保管員應(yīng)將采購人員送達(dá)物品與申購單對照驗貨


無誤后,登記入庫,核定單價,辦理入庫手續(xù),填寫《辦公用品入庫登記表》,見附件2。


 (2)保管員應(yīng)當(dāng)將所購辦公用品存放專門區(qū)域保管,實行封閉保存,做好庫房的防潮、防火、防盜、防鼠蟲等防范工作。


 (3)保管員應(yīng)準(zhǔn)確掌握庫存,實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次,盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況,問題情況,需保管人登記相關(guān)問題,簽字確定。保管員需每月25日-30日將本科室辦公用品的使用、庫存及消費情況匯總。  


(4)保管員個人不得公物私用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以重罰。


 2、發(fā)放 


 (1)保管員對照《辦公用品申購計劃單》發(fā)放辦公用品。領(lǐng)取辦公用品一律由領(lǐng)取人填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》,見附件3,簽上領(lǐng)取人姓名和日期。保管人做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄,明確領(lǐng)用部門,領(lǐng)用人,領(lǐng)用日期。  


(2)已發(fā)放的辦公用品,原則上不再增補,如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個人負(fù)責(zé)賠償。

 


第五章 辦公用品的借用及歸還


1、 借用  


凡個人因工作需要借用辦公用品、器材、軟件、硬盤等,需要填寫《辦公用品借用單》,見附件4。  


2、   歸還  


借用辦公用品歸還時填寫《辦公用品借用單》,超時未還的,保管員有責(zé)任督促歸還。借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的,視具體情況照價或折價賠償。   


第六章  辦公用品的維修、報廢


所有日常辦公用品使用人,需本著厲行節(jié)約,物盡其用的原則,合理使用辦公用品。對辦公用品的維修、報廢依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。  


(1)所有辦公用品出現(xiàn)損壞至不能使用的,均應(yīng)交還于保管員,不得私自處理。對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗,將根據(jù)個人責(zé)任的程度,承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。  


(2)可維修的辦公用品,由使用人提交《辦公用品維修登記表》,見附件5,由保管員統(tǒng)一進(jìn)行處理。


 (3)經(jīng)過維修但無法修好的辦公用品實行報廢處理。由保管人填寫《辦公用品報廢申請單》,見附件6,經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報廢事項方為成立。


(4)報廢品在得到報廢審批后應(yīng)當(dāng)由保管員人進(jìn)行統(tǒng)一回收處理。  


(5)辦公用品在完成報廢程序后,應(yīng)當(dāng)從《辦公用品入庫登記表》上核銷,核銷時應(yīng)做紅筆登記,并附上《辦公用品報廢申請單》。     


第七章  辦公用品的交接與回收


保管人因離職或工作崗位變動等原因需進(jìn)行辦公用品的交接或收回時應(yīng)填寫《辦公用品交接登記表》,見附件7,移交人需逐項列出物品清單,接收人應(yīng)仔細(xì)點驗,遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明,視該物品金額的大小情況,是否追究移交人(保管人)的責(zé)任,另行處理。


本規(guī)定自XXX年1月1日起生效。


本規(guī)定解釋權(quán)歸屬學(xué)校辦公室


                                      


 校辦  


20xx年xx月xx日


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